11 buenas prácticas para redactar un mail profesional

email-marketing-21-1000x641

El mail es el medio de comunicación más utilizado en la oficina.De acuerdo con un estudio realizado por la Escuela de Computación Interactiva del Instituto Georgia Tech, un usuario de cuenta corporativa envía alrededor de 112 mails dentro de su jornada laboral. ¿Te suena familiar?

Entonces, ¿cuál es la forma correcta de escribir un mail profesional?

Aquí algunas recomendaciones

  1. Pon atención en el título: El subject o título es el que garantiza que te lean, te archiven o te excluyan: el título debe simplificar el objetivo del mail además debe ser específico y corto.728px-Compose-a-Business-Email-to-Someone-You-Do-Not-Know-Step-1-Version-2.jpg
  2. El saludo debe ser atemporal : Uno de los grandes errores de los mails es saludar como si se estuviera hablando de manera directa. Se recomienda saludos como: “Querido…”, “Estimado…”, “Buen día…”, entre otros.
  3. El cuerpo del mail: Evita hacer escritos inmensos, sobre todo a directivos o gerentes ¡reciben más de 300 correos al día! es imposible leer mensajes tan largos. Es importante que te exijas simplificar información.  LA EXTENSIÓN ADECUADA DE UN MAIL NO DEBE REBASAR LOS TRES PÁRRAFOS.RGB básico
  4. Necesitas una despedida: Aunque tengas prisa o creas que el mail no es tan formal, éste necesita una despedida, hacerlo demuestra profesionalismo. Basta con un:”Que tengas un buen día”, “Saludos cordiales”, “Agradeciendo tu atención” o “Saludos.”
  5. Utiliza firmas personalizadas: Esto te facilitará el trabajo y te ahorrará tiempo, así como dar presentación y cuerpo al mail. Asegúrate de utilizar las opciones de firmas personalizadas, todo servicio de mensajería vía mail tiene esta opción.
  6. Cuida tu ortografía: Esto no es específico de un mail, SEIMPRE hay que tener sumo cuidado al momento de redactar cualquier documento, sea correo electrónico, mensajes de texto o en redes sociales. Sólo una buena redacción hace llegar el mensaje tal cual.img_como_escribir_un_email_en_ingles_22502_600
  7. Elimina las conversaciones anteriores : Cuando contestamos de manera rápida cometemos el error de no revisar los mails completos, sin embargo, en ocasiones adjuntar las conversaciones anteriores es innecesario, cuida que esto no suceda. Se recomienda dejar las últimas dos, así sabrá el destinatario de qué trata, en caso de que se pierda un poco.
  8. CC y CCO: Pon mucha atención a estas opciones, asegúrate de enviar la información a la persona adecuada, recuerda que los correos te permiten llenar de manera automática si ya se tiene grabado la dirección. Evita incomodar a otras personas con información que no les corresponde. También cuida que tu información no se difunda personas que no les corresponda.
  9. Contesta de manera casi inmediata: Los expertos en tiempo recomiendan tener horarios específicos para contestar los mails, sin embargo, también recomiendan que las respuestas se den en no más de 24 horas después de la llegada del correo. Esto sirve para evitar que te reenvíen la información o que haya incertidumbre en la persona que lo envió. Si no hay tiempo para hacerlo, con un O.k. es suficiente. También puedes utilizar: “Enterado” o “Recibido.”
  10. Si es urgente, confirma su llegada con una llamada: Hay ocasiones que las respuestas no pueden esperar más de minutos, cuando la información sea muy importante se recomienda realizar una llamada después de enviarlo, así sabrás si llegó adecuadamente y también alertarás a la persona de que la información es importante y urgente
  11. Aprende a utilizar tu correo:Lo más importante es saber todas las herramientas con las que cuenta tu correo electrónico. Ahora ya puedes hacer agendas de manera conjunta con tus contactos, existen alertas de importancia sonoras, respuestas automatizadas, información compartida y demás. Saber cómo utilizarlo te ayudará a explotar sus beneficios. email_trabajo

 

Evita los siguientes errores…

Emoticones. Los correos en la empresa deben ser formales, evita caritas felices al final o al principio, esto demerita tu profesionalismo y además no es correcto utilizarlo.

Mayúsculas. La forma correcta de escribir es en altas y bajas, evita hacerlo con mayúsculas, esto no brinda una imagen profesional. Y si usas mayúsculas, ¡acentúalas!

Fondos. No existen fondos profesionales, si deseas utilizarlo lo mejor es que un diseñador te ayude con esta parte, así que la recomendación es evitarlos.

Evita contestar enojado. El  estado de ánimo se transmite hasta en un correo electrónico, evita hacerlo cuando estés molesto, esto podría perjudicar en conversaciones futuras.

Cortesía  CURSO ORTOGRAFÍA Y REDACCIÓN – Inicia 14 SET

Entrevista a Renata Roa, consultora en imagen Pública y Comunicación Facial por http://www.altonivel.com.mx/

Artículo completo: http://www.altonivel.com.mx/35929-como-redactar-un-correo-electronico-profesional.html

 

Anuncios

Dejamos de temer aquello que logramos entender- 4 consejos de ORATORIA

No es la minoría, sino la mayoría de personas que experimentan miedo e inseguridad ante la perspectiva de dirigirse a una audiencia al saberse observado y evaluado. El miedo a hablar en público lo experimentan todos: desde aquel que sufre de Glosofobia (termino psicológico que refiere al miedo de hablar en público), hasta un vendedor experimentado, quien siente una mezcla de adrenalina y temor ante un cliente. La diferencia de uno y otro es que el primero se paraliza, mientras el 2do, se motiva aún más.

Reconocer los mecanismos del miedo nos ayuda a trabajar con ellos. Aquí algunos breves consejos:

1.- Ejercítate.- Ejercicios de respiración oxigenan y dan tranquilidad al cuerpo.  Ejercicios de visualización ayuda a enfocarse, sea en una audiencia, sea en el tema.

imagen novedad

 

2- No te resistas ¿Por qué? Al evadir puedes entrar en un espiral de pánico, aunque estés nervioso haz como si nada. Recuerda que el miedo sólo lo sientes tú. La sensación de preocupación y leve ansiedad anticipatoria (me voy a quedar en blanco, me van a notar que estoy nerviosísimo…) es algo normal y se supera a medida que la persona se expone más veces y comprueba por sí misma y por el feedback que recibe del público, que lo hace bien.  

3.- Comprende el miedo y decide liberarte de él . Identifica los nervios que sientes y déjalos pasar. “Ordénales” que se sienten un ratito. Aprende a identificar tu diálogo interno que boicotea [voy a fracasar, me voy a bloquear…]”. Una vez identificado bloquéalo.

Para combatir sensaciones físicas incómodas (palpitaciones, sudor, rubor, temblor, sensación de hormigueo en las manos u otra parte del cuerpo) la mejor recomendación es no desistir, ya que irán desapareciendo según tomemos confianza y veamos que sí somos capaces de hacerlo”

imagen novedad

4.- Sonrie. imagen novedad

“Dejamos de temer aquello que logramos entender”- Marie Curie

Síguenos en

Facebook

 BLOG

Nueva Acrópolis

Sede San Miguel

Teléfono

578-6618

E-mail

maranga@acropolisperu.org

Web

maranga.cursosacropolisperu.org

pos 27 de junio tip 1-01mail

6 consejos prácticos para perder el miedo a hablar en público

No es la minoría, sino la mayoría de personas que experimentan miedo e inseguridad ante la perspectiva de dirigirse a una audiencia. El saberse observado y evaluado despierta distinta clases de emociones en uno y tú ya lo debes haber identificado.

Aquí, algunos pasos básicos que puedes seguir si tu emoción ante una audiencia es el miedo de hablar en público:

  • organizateOrganízate: haz las cosas con tiempo. Cuanto más organizado estés, menos nervioso te pondrás. Si es posible, acude por anticipado y revisa el audio, video y proyección. Si no se puede, al menos ¡no llegues tarde!  que sumará a ponerte nervioso.

 

 

1294596

  • La preparación es la clave. Ten en claro las 3 o 4 ideas principales y céntrate en ellas. Cuanto más conozcas lo que vas a hablar, tendrás más seguridad en tu exposición y es menos probable que pierdas el hilo conductor. Así, en cualquier momento te será fácil retomar el discurso. Escribe también posibles preguntas y respuestas.

 

  • Woman practicing speech in empty presentation roomEnsaya y practica previamente. Practicar, practicar, practicar, antes de salir al frente. ¿Se te ha ocurrido grabarte en video (celular, pc cam, cámara, etc.) o en audio en tu preparación para un discurso o exposición? Hazlo y te sorprenderás.

 

 

 

buenhumos

  • Haz uso del buen humor. Sin duda, una poderosa herramienta. Sostén un tono amistoso y, de vez en cuando sé jocoso, esto te ayudará a sentirte relajado y también dará confianza al público.

 

 

 

  • Utiliza ayudas audiovisuales: bien elaboradas, mantienen la atención del público que se concentra en captar el mensaje. Y a ti te servirá para evitar que te quedes en blanco o pierdas el hilo.

 

Fashion Model Peeking from Backstage

 

  • No te “obsesiones” con el comportamiento de la audiencia. Si alguien sale, o se pone a hablar o bosteza, no es ni tu culpa ni una catástrofe. Repite antes de salir: “no podemos controlar que una persona haya pasado una mala noche o que esté preocupada con unos cuantos problemas.”

 

Pon en práctica estos consejos para empezar y te sorprenderás. Así luego, te entusiasmará aprender más técnicas y prácticas con los expertos.

Cortesía  Curso ORATORIA

Área de investigación Clínica Mayo EEUU

FINAL BLOG

 

Cómo enseñar a los niños a hablar en público

Cómo enseñar a los niños a hablar en público

En ocasiones el miedo escénico de los niños se manifiesta cuando como alumnos, se sienten forzados a salir a la pizarra o dar una presentación.

Scoolgirl standing near blackboard

Aprender a hablar en público no solo mejora las habilidades de comunicación sino que ayuda a aumentar la confianza en los más pequeños.

Entre otras cosas, las clases de oratoria incluyen técnicas y ejercicios prácticos para que el alumno mejore el tono de voz, la postura, el control del tiempo, los temas que elije y el vocabulario utilizado.

Además, gracias a la oratoria, logran desarrollar otras habilidades importantes como el saber organizarse, debatir, argumentar o defender una idea. La persuasión y el liderazgo también se cultivan hablando en público.

letra bonita kids

Claves para aprender a hablar en público

  • Los pequeños tienen que aprender a desinhibirse, a no tener miedo y a creer en ellos mismos. Leer, observar, escuchar y practicar son cuatro claves a la hora de aprender a hablar en público.
  • Desde pequeños podemos ayudarles a aprender poemas, rimas y canciones. A través de la lectura y la repetición en voz alta, su capacidad de concentración aumenta y se fomenta su autoestima.
  • Adiós al miedo. Sé un ejemplo a seguir y anímales a hablar sobre un tema que les interese delante un de grupo de amigos o familiares. Un ejemplo podría ser: “El recreo/las vacaciones ¿por qué deberían ser más largos?”
  • Otra buena idea consiste en ponerles ejemplos de presentaciones o debates, siempre y cuando sean amenos y hablen de algo que a los niños les resulte interesante. En internet, hay una infinidad de videos que ayudarán a inspirar a los tuyos.
  • Juega tú con ellos. Inventa un juego que implica decidir un tema de interés juntos y situar posiciones “a favor” y “en contra”. Jueguen a que uno tiene que convencer al otro en un cambio de roles. Por ejemplo: “Los videojuegos”: El niño argumenta “por qué NO debería tener más horas de juego” y el papá argumenta “por qué SI tener más horas de juego”
  • Enseñarles en el día a día la importancia de estar callados y escuchar con atención mientras uno está hablando.
  • Enseñarles a no tener miedo de preguntar cuando no hayan entendido algo o quieren más información.

Finalmente, recuerda que a toda edad, la oratoria no es un don, es un arte que se aprende.

Cortesía del curso:

cursos kids individualOrat lecutra oratoria  individual
Curso Oratoria Kids Oratoria Teens
verano divertido niños
VERANO DIVERTIDO 2016

 

Artículo tomado de:
http://blog.educo.org/como-ensenar-a-los-ninos-a-hablar-en-publico/

 

ORATORIA – Claves para entender a los oyentes

NUEVO ARTÍCULO: ORATORIA – Claves para entender a los oyentes

Oratoria

Tener miedo no es un obstáculo pues todos lo tenemos. Para los oradores el miedo es estimulante, porque hace que la mente busque la mejor forma de hacerlo.

    • ¿Cuál es la clave para llegar al corazón de los oyentes?
    • ¿Sabías que a pesar de las creencias, valores y sentimientos particulares, las personas pueden tolerar otra forma de pensar, siempre y cuando sea expuesta de forma racional?



Una de las definiciones explica la ORATORIA como el arte de hablar con elocuencia, es decir, la capacidad de hablar bien, expresando las ideas de manera correcta y efectiva para convencer al público.

Los buenos oradores, deberían ser capaces de influir sobre los pensamientos, las emociones y las acciones de sus oyentes.

¿Cuál es la clave para llegar al corazón de los oyentes?

La forma cómo se expresan nuestras ideas contiene el secreto del éxito.

Si no informas debidamente, no te entenderán; si no impactas, no recordarán lo que dijiste; y si no conmueves, no los persuadirás; y si no entretienes, se aburrirán y no te prestarán atención.

EL PÚBLICO, primer factor en la clave de la buena ORATORIA2479813-felicidades-equipo-de-negocios-en-una-conferencia-felicitando-a-un-orador-invitado1

Tener en cuenta:

  • La edad
  • Las creencias, valores y sentimientos
  • El nivel cultural y educativo
  • Los intereses de los oyentes

Entendamos que estos factores determinan: el tema a tratar, el vocabulario que se utilizará y el tiempo a emplear.

Por ejemplo, no se usa el mismo lenguaje con un grupo de estudiantes de secundaria, que con un grupo de universitarios, estos grupos tienen distintas edades, otro tipo de intereses y son de un nivel educativo diferente. Parece obvio ¿No? pero en realidad: ¿Cuántas veces nos damos un minuto para reflexionar las características a tener en cuenta del oyente, antes de empezar el discurso?

En el caso de los estudiantes de secundaria, se utilizará un lenguaje más simple, ejemplos de su realidad y en relación a su edad. Será preciso hablar, adecuando el vocabulario.

En cuanto a las creencias, valores y sentimientos, es importante saber que las personas pueden tolerar otra forma de pensar, siempre y cuando sean expuesta de forma racional. No es pertinente ponerse en contra de la audiencia, hay que tener tacto. Si vas a hablar de un tema que puede causar polémica, mantén tus observaciones tan racionales y objetivas cómo sea posible, pues la mayoría de los oyentes tienen una determinada creencia. Eso evitara que el público se vuelva hostil y no sea receptivo.

oratoria

En conclusión, date un minuto para reflexionar las características de tu audiencia antes de empezar tu discurso, mejor si lo desarrollas por escrito para darle claridad a la forma que emplearás.

¡Practícalo! Hablar en público es un arte que se puede aprender de la misma forma en la que se aprende a tocar el piano, a bailar o nadar. El secreto está en la práctica.