El mail es el medio de comunicación más utilizado en la oficina.De acuerdo con un estudio realizado por la Escuela de Computación Interactiva del Instituto Georgia Tech, un usuario de cuenta corporativa envía alrededor de 112 mails dentro de su jornada laboral. ¿Te suena familiar?
Entonces, ¿cuál es la forma correcta de escribir un mail profesional?
Aquí algunas recomendaciones
- Pon atención en el título: El subject o título es el que garantiza que te lean, te archiven o te excluyan: el título debe simplificar el objetivo del mail además debe ser específico y corto.
- El saludo debe ser atemporal : Uno de los grandes errores de los mails es saludar como si se estuviera hablando de manera directa. Se recomienda saludos como: «Querido…», «Estimado…», «Buen día…», entre otros.
- El cuerpo del mail: Evita hacer escritos inmensos, sobre todo a directivos o gerentes ¡reciben más de 300 correos al día! es imposible leer mensajes tan largos. Es importante que te exijas simplificar información. LA EXTENSIÓN ADECUADA DE UN MAIL NO DEBE REBASAR LOS TRES PÁRRAFOS.
- Necesitas una despedida: Aunque tengas prisa o creas que el mail no es tan formal, éste necesita una despedida, hacerlo demuestra profesionalismo. Basta con un:»Que tengas un buen día», «Saludos cordiales», «Agradeciendo tu atención» o «Saludos.»
- Utiliza firmas personalizadas: Esto te facilitará el trabajo y te ahorrará tiempo, así como dar presentación y cuerpo al mail. Asegúrate de utilizar las opciones de firmas personalizadas, todo servicio de mensajería vía mail tiene esta opción.
- Cuida tu ortografía: Esto no es específico de un mail, SEIMPRE hay que tener sumo cuidado al momento de redactar cualquier documento, sea correo electrónico, mensajes de texto o en redes sociales. Sólo una buena redacción hace llegar el mensaje tal cual.
- Elimina las conversaciones anteriores : Cuando contestamos de manera rápida cometemos el error de no revisar los mails completos, sin embargo, en ocasiones adjuntar las conversaciones anteriores es innecesario, cuida que esto no suceda. Se recomienda dejar las últimas dos, así sabrá el destinatario de qué trata, en caso de que se pierda un poco.
- CC y CCO: Pon mucha atención a estas opciones, asegúrate de enviar la información a la persona adecuada, recuerda que los correos te permiten llenar de manera automática si ya se tiene grabado la dirección. Evita incomodar a otras personas con información que no les corresponde. También cuida que tu información no se difunda personas que no les corresponda.
- Contesta de manera casi inmediata: Los expertos en tiempo recomiendan tener horarios específicos para contestar los mails, sin embargo, también recomiendan que las respuestas se den en no más de 24 horas después de la llegada del correo. Esto sirve para evitar que te reenvíen la información o que haya incertidumbre en la persona que lo envió. Si no hay tiempo para hacerlo, con un O.k. es suficiente. También puedes utilizar: «Enterado» o «Recibido.»
- Si es urgente, confirma su llegada con una llamada: Hay ocasiones que las respuestas no pueden esperar más de minutos, cuando la información sea muy importante se recomienda realizar una llamada después de enviarlo, así sabrás si llegó adecuadamente y también alertarás a la persona de que la información es importante y urgente
- Aprende a utilizar tu correo:Lo más importante es saber todas las herramientas con las que cuenta tu correo electrónico. Ahora ya puedes hacer agendas de manera conjunta con tus contactos, existen alertas de importancia sonoras, respuestas automatizadas, información compartida y demás. Saber cómo utilizarlo te ayudará a explotar sus beneficios.
Evita los siguientes errores…
Emoticones. Los correos en la empresa deben ser formales, evita caritas felices al final o al principio, esto demerita tu profesionalismo y además no es correcto utilizarlo.
Mayúsculas. La forma correcta de escribir es en altas y bajas, evita hacerlo con mayúsculas, esto no brinda una imagen profesional. Y si usas mayúsculas, ¡acentúalas!
Fondos. No existen fondos profesionales, si deseas utilizarlo lo mejor es que un diseñador te ayude con esta parte, así que la recomendación es evitarlos.
Evita contestar enojado. El estado de ánimo se transmite hasta en un correo electrónico, evita hacerlo cuando estés molesto, esto podría perjudicar en conversaciones futuras.
Cortesía CURSO ORTOGRAFÍA Y REDACCIÓN – Inicia 14 SET
Entrevista a Renata Roa, consultora en imagen Pública y Comunicación Facial por http://www.altonivel.com.mx/
Artículo completo: http://www.altonivel.com.mx/35929-como-redactar-un-correo-electronico-profesional.html
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